Aquí tienes una explicación.

¿Qué es exactamente?

La tasa de coordinación es el tiempo dedicado a trabajar en la logística de reunirse con las personas que necesita cuando algunos trabajan en persona y otros trabajan virtualmente. “Es el esfuerzo que se requiere de los equipos y empleados para reunirse en persona, en un mundo donde la empresa no fija los días que las personas tienen que estar en la oficina”, dijo Rob Sadow, director ejecutivo y cofundador de hybrid team. plataforma de habilitación Scoop Technologies.

“Si quieres reunirte con las personas adecuadas, se requiere cierta sobrecarga de comunicación o tecnología para facilitarlo”, dijo Sadow.

Muchos empleadores en configuraciones híbridas no exigen días de regreso para toda la empresa, sino que permiten a los equipos decidir qué días se reúnen regularmente. Esos acuerdos permiten un poco más de flexibilidad y autonomía y son menos rígidos que tener días obligatorios universalmente, dijo. Entre las empresas con acuerdos de trabajo híbridos, solo el 8% exige que el personal trabaje en persona en días específicos de la semana, según el último informe Flex del segundo trimestre de Scoop.

Pero se está convirtiendo en un verdadero desafío para los equipos multifuncionales formados por personas de diferentes departamentos que trabajan en el mismo proyecto o tarea. También está sofocando las oportunidades de conexión, tutoría y colaboración de los trabajadores con personas en diferentes partes de sus organizaciones, un objetivo clave al regresar al trabajo en persona.

¿Cuál es el costo?

El trabajador promedio pasa alrededor del 37% de su tiempo en el trabajo en reuniones o coordinándolas, según un informe de la aplicación de programación Reclaim AI, que incluyó respuestas de más de 1.300 trabajadores. Y ese tiempo dedicado a las reuniones y su gestión les cuesta a los empleadores un promedio anual de más de $29,000, según ese informe.

Si bien las reuniones en sí mismas tienen mala reputación por ser ineficaces y consumir mucho tiempo, las breves, ya sean virtuales o en persona, a menudo son necesarias para tomar decisiones y proporcionar aclaraciones que permitan a las personas seguir adelante con cualquier cosa en la que estén trabajando.

En última instancia, más de la mitad de los trabajadores dicen que pierden entre 30 minutos y dos horas diarias simplemente aclarando los detalles que necesitan para seguir adelante y hacer su trabajo, según una encuesta de la sede de Axios que incluye respuestas de más de 400 líderes y 1000 empleados que trabajan en departamentos de comunicaciones internas. .

La encuesta encontró que el empleado promedio de tiempo completo que gana entre $100,000 y $150,000 pierde 46 días laborales al año debido a una comunicación ineficaz que lo hace buscar claridad, detalles o contexto que necesitan para hacer su trabajo. Eso les cuesta a los empleadores alrededor de 22.000 dólares al año.

¿Tiene solución?

“Se puede resolver mediante una combinación de software más inteligente y reflexivo y mejores prácticas de equipo”, dijo Sadow. Algunas de esas prácticas incluyen aumentar la visibilidad sobre cuándo se reúnen las personas. “Muchas empresas a las que les va especialmente bien no sólo crean acuerdos a nivel de equipo sino que los publican. Para que todos en el equipo puedan verlo y otros equipos también puedan verlo”, dijo.

Algunas herramientas de software de gestión de instalaciones también pueden hacer que los lugares de trabajo de diferentes equipos e individuos sean más fáciles de rastrear y planificar en consecuencia, dijo.

En última instancia, el meollo del impuesto de coordinación es la desalineación, dijo Roy Schwartz, director ejecutivo de Axios HQ. “Es realmente difícil alinearse, por lo que se necesita muy buena comunicación para alinear a las personas y asegurarse de no perder el tiempo en cosas equivocadas ni priorizar iniciativas erróneamente”, dijo Schwartz.

Pero sigue convencido de que el problema se puede solucionar con una mejor comunicación y soluciones para compartir información de la manera más eficiente posible, lo que en última instancia facilita la coordinación y la colaboración.

Sadow también se mantiene positivo. “Creo que las organizaciones ya están mejorando en esto y, con más práctica y tiempo, seguirán reduciendo esa brecha y facilitarán la coordinación”, afirmó.