La construcción de relaciones con los clientes es una gran parte del crecimiento de su negocio a largo plazo.

Sus asociaciones reflejan su marca y sus servicios, por lo que debe hacer su parte para respetar a sus clientes.

Si sus clientes no le devuelven el favor, usted tiene la autoridad para tomar medidas.

Este artículo explica por qué debe finalizar una relación con un cliente, cómo modificarla y cómo rescindir la sociedad.

8 razones por las que podría ser hora de terminar una relación con un cliente

Una parte esencial del negocio es su capacidad para leer a los clientes, sus motivaciones y cómo tratan a las personas con respeto.

A continuación se presentan varias situaciones en las que debe reevaluar su relación con el cliente e iniciar un cambio.

1. El cliente requiere más tiempo del que vale

Eres un experto en tu industria, por lo que entiendes cuánto vale tu tiempo. Si el tiempo que pasa con el cliente es desperdiciado e improductivo, podría ser hora de seguir adelante.

También hay un costo de oportunidad involucrado en trabajar con un mal cliente. Invertir tiempo adicional en un cliente que agota su energía degradará su calidad en otras partes del negocio.

Cada cliente es crítico y debe ser valorado. Sin embargo, tienes una idea sólida de cuánto vale cada cliente.

Estos son algunos ejemplos de cómo un cliente pésimo podría hacerte perder el tiempo:

• Presentarse sin preparación para las reuniones.
• Falta de voluntad para comprometerse con un plan, lo que retrasa el proceso de flujo de trabajo.
• Derribando todas tus ideas.
• Tomar mucho tiempo para responder a correos electrónicos, preguntas o entregas.

2. El cliente derriba continuamente tus recomendaciones

El cliente te contrató por una razón: para guiarlo hacia el éxito. Aunque el cliente conoce su negocio, firmó un contrato con usted para proporcionar información útil para su organización.

Inviertes tu tiempo para ayudar al cliente a alcanzar sus objetivos. Sin embargo, el cliente podría retrasar el proceso al rechazar continuamente sus ideas, recomendaciones y entregables.

Sí, el desacuerdo es común entre un cliente y una empresa. Sin embargo, debe haber un acuerdo mutuo de que ambas partes lo resolverán y se alinearán con el objetivo general.

A veces, es posible que el cliente no vea esto y deje que otros factores se interpongan.

3. Hay poco respeto entre usted y el cliente

El respeto es la base de cualquier relación comercial. Cuando hay confianza entre el cliente y la empresa, se pueden crear ideas innovadoras y lograr grandes cosas.

Sin embargo, la relación puede agriarse cuando el respeto se rompe con una de las partes. Sin respeto significa sin confianza, y sin confianza significa que será un desafío alcanzar sus objetivos.

Si el cliente no te respeta, no confiará en tu trabajo. Por lo tanto, podría ser el momento adecuado para seguir adelante.

Siempre muestra respeto, pero debes reevaluar la relación si el cliente no te devuelve el favor.

4. Hay una comunicación mínima entre usted y el cliente

Cuando usted y el cliente comienzan su relación, deben acordar un canal de comunicación principal. ¿Se comunicará mejor con el cliente por teléfono, mensaje de texto, correo electrónico o mensajería en línea?

También debe establecer parámetros en un marco de tiempo aceptable para responder a un mensaje. Pueden surgir emergencias, pero ambas partes deben acordar una buena ventana de tiempo.

Si alguna de las partes no puede cumplir con su compromiso de comunicación, debe haber una discusión de verificación. Si las cosas aún no mejoran, es hora de que ambas partes tomen caminos separados.

5. La relación no progresa

Una relación comercial sólida continuará fortaleciéndose a medida que ambas partes aprendan más el uno del otro. Si hay una cultura o un valor adecuado, la relación debería florecer. Debe generarse confianza entre las partes y deben fluir mejores ideas.

Si interactúa con el cliente durante varios meses y no ve una mejora en la comunicación, podría ser el momento de moverse en una dirección diferente.

A medida que la relación perdure, trate de identificar los mejores canales de comunicación para usted y el cliente.

Determine cómo y cuándo se comunican mejor y adapte sus mensajes hacia ese canal. Si aún no ve mejores flujos de trabajo, debe hablar con el cliente.

6. El cliente tiene una actitud pesimista

Te conviertes en lo que piensas. Si el cliente proyecta constantemente una vibra negativa hacia su relación laboral, será un desafío lograr sus objetivos. Sus relaciones con los clientes reflejan su marca.

Sí, es normal estresarse, pero estas presiones nunca deberían tener un impacto negativo en sus relaciones.

Puedes hacer tu parte para difundir la positividad. Sin embargo, si el cliente rechaza tus palabras de aliento, puede desmoralizar tu trabajo. Es posible que no se sienta motivado para producir un trabajo de la mejor calidad para el cliente.

7. Estás perdiendo dinero con el cliente

Aunque maneja un “negocio de relaciones”, se trata de dólares y centavos. Si el tiempo que pasa con el cliente no produce resultados rentables, podría ser el momento de ir por caminos separados.

Ya sea que se trate de una pérdida de tiempo o de resultados de ganancias mínimas, evalúe por qué está perdiendo dinero.

Acercarse al cliente sobre formas de mejorar la relación y lograr estos objetivos. Si continúa sin ver resultados, es hora de terminar la relación.

8. El cliente es verbalmente abusivo o hace demandas que no puede cumplir

Si un cliente es verbalmente abusivo, lo insulta o lo degrada de alguna manera, es hora de dejarlo ir. Sería mejor si hicieras esto más temprano que tarde para evitar sentar un precedente. No hay razón para que usted tolere el abuso de ninguna forma.

Del mismo modo, si un cliente hace demandas irrazonables que no puede cumplir o lo critica por no poder satisfacerlas, es hora de seguir adelante.

Hay algunas personas a las que nunca podrás hacer felices, y cuanto antes termines esa relación, mejor será para todos.

Cómo modificar la relación

Ahora que enumeramos las señales de alerta para buscar en los malos clientes, aquí hay algunas estrategias para arreglar, mejorar o enmendar una relación.

Evalúa tu perspectiva

Puede dar un paso atrás, respirar hondo y darse cuenta de que no todo es culpa del cliente. Cuando su estrés es alto mientras dirige un negocio, puede afectar su visión de sus acciones y emociones.

La autorreflexión nunca está de más, así que tómese un minuto para reflexionar sobre su relación con el cliente.

Evalúa si hay algo que puedas hacer por tu parte. Luego, planee una conversación que pueda tener con el cliente para enmendar la situación.

Explore otros métodos de comunicación

Si las cosas no funcionan con el cliente, un canal o estilo de comunicación diferente podría marcar la diferencia.

¿Sería beneficioso establecer una reunión de control semanal o quincenal? ¿Deberías comunicarte por mensaje de texto en lugar de correo electrónico?

Explorar otras formas de relacionarse con el cliente podría hacer que la transferencia de información sea más clara y eficiente.

Comience un nuevo acuerdo

Si tu contrato con el cliente está por terminar y está considerando renovarlo, podrías considerar redactar un nuevo acuerdo. Comience de nuevo y establezca nuevos límites con el cliente para establecer una relación de trabajo eficiente.

Tal vez un plan de juego diferente podría desbloquear nuevas oportunidades e ideas dentro del alcance de su relación.

Cómo terminar la relación con el cliente

Si ha intentado arreglar la relación y nada funciona, aquí le mostramos cómo terminar profesionalmente la relación con el cliente.

Paso 1: evaluar el contrato

Antes de terminar la relación con el cliente, asegúrese de que puede despedirlo legalmente.

Sin embargo, es mejor terminar una relación al final de un contrato en lugar de cortar los lazos a la mitad.

Paso 2: Cierre los proyectos actuales que le debe al cliente

Otra forma de demostrar profesionalidad es redondear todos tus proyectos pendientes con el cliente.

Confirma qué entregables aún necesita el cliente y cuáles quiere que termines. Continuar trabajando eficientemente con el cliente para completar estos proyectos.

No permita que su relación final afecte la calidad de su trabajo. Aunque tu relación esté terminando, no quieres que el cliente hable mal de tu negocio con los demás.

Paso 3: Planifique su conversación

Cuando se acerque al cliente, explíquele por qué termina la relación. Cita la palabrería del contrato que rige tu decisión y procede profesionalmente.

Aquí hay algunos otros consejos al planificar la conversación:

• Escriba sus puntos de conversación.
• Practica la Conversación.
• Visualiza la conversación.
• Sea discreto, pero directo con el cliente.
• Tenga una razón clara y reflexiva para terminar la relación.

Paso 4: Dile al cliente

Hay un par de maneras de darle la noticia al cliente. Puede enviarles un correo electrónico profesional y explicar los motivos de la terminación.

O podría programar una reunión con el cliente para informarle por teléfono. De cualquier manera, siga con su plan y muéstrele al cliente el respeto que se merece.

Paso 5: No dejes al cliente colgado

Es un mal negocio dejar al cliente a oscuras después de terminar la relación.

Delinee un plan claro de salida o transición, identifique los proyectos pendientes de completar y lleve a cabo su compromiso.

Resumen final

Debido a que usted opera un negocio, usted toma las decisiones. Esta toma de decisiones se aplica a los clientes con los que trabaja. Si una de las partes no cumple con su parte del trato, es hora de evaluar otras opciones.

Muestre siempre respeto al cliente y cumpla con su parte del trato. También debes buscar entender al cliente antes de comunicarte con él. Aplique estos principios cuando trate con un cliente problemático y continúe produciendo un trabajo significativo.

Más recursos:

Imagen destacada: Studio Romantic/Shutterstock