Algunas empresas, entre ellas la plataforma de gestión del trabajo Asana, duplicaron los esfuerzos que ya estaban realizando para agilizar las reuniones. A principios de 2022, Asana llevó a cabo un ejercicio de “reunión apocalíptica”. Se pidió a los empleados que identificaran las reuniones recurrentes que consideraban que carecían de valor y luego eliminaran de su calendario todas las reuniones permanentes con menos de cinco asistentes durante 48 horas.

El resultado: unos meses más tarde, la duración de las reuniones se había reducido. La mayoría de las reuniones de 30 minutos se convirtieron en 15 minutos, algunas reuniones semanales se trasladaron a semanas o meses alternos y otras se eliminaron por completo. Eso significaba que cada persona ahorraba un promedio de 11 horas por mes, lo que sumaba aproximadamente 3,5 semanas laborales por año.

La sobrecarga de reuniones y la correlación que esto tiene con el agotamiento de los empleados y la baja productividad han sido temas de conversación durante años. Asana comenzó a intentar evitar que las reuniones internas se volvieran difíciles de manejar durante la última década, con su protocolo de “no reunirse los miércoles”. Pero su investigación encontró que cuando los colegas violaban la norma explícita de la empresa de no programar reuniones ese día, los asistentes se sentían resentidos.

“Después del programa piloto inicial, realizamos un experimento más amplio en el departamento de marketing llamado Meeting Reset”, dijo la Dra. Rebecca Hinds, directora del Laboratorio de Innovación Laboral de Asana. Eso significó trabajar con el profesor de Stanford y socio de investigación del Work Innovation Lab, Bob Sutton, para desarrollar un sistema de calificación para que los participantes evaluaran el valor de sus reuniones. Implicaba una escala de tres puntos para dos dimensiones: impacto de las reuniones y esfuerzo requerido con la preparación y el seguimiento. “Después de aprovechar esta escala de calificación, incluso antes del período de eliminación de 48 horas, varios participantes nos dijeron que cambiaron y eliminaron reuniones que requerían mucho trabajo y eran de poco valor debido al útil marco bidimensional”.

Los 60 participantes ahorraron 265 horas al mes en total al reducir las reuniones recurrentes improductivas.

Para leer el artículo completo, haga clic aquí