En septiembre, el personal de Search Engine Journal votó para aprobar una prueba de un programa de semana laboral de cuatro días.

Estamos ejecutando el programa en asociación con 4 Day Week Global como un piloto de seis meses.

Uno de los principios clave del juicio interno es que está dirigido por los empleados, razón por la cual el liderazgo solicitó el voto de los empleados para comenzar el juicio. El liderazgo también nombró un comité de empleados para escuchar las preocupaciones e implementar una política con respecto al juicio.

Estamos llegando a la mitad de nuestra prueba y quería escribir sobre algunos de los éxitos y desafíos que hemos encontrado hasta ahora.

Si está pensando en implementar una semana laboral de prueba de cuatro días para su empresa, ¡espero que esta información pueda ayudarlo a prepararse!

El programa de la semana laboral de cuatro días

El experimento de la semana laboral de cuatro días tiene algunos principios clave:

• Tiene que funcionar para todos.
• La gente no debería tratar de incluir más tiempo en su semana de otras maneras. Debe ser 100% pago, 80% tiempo y 100% productividad.
• El resultado final debería hacer que la vida sea mejor y menos estresante durante la semana laboral, no más estresante.

Los mayores desafíos con una semana laboral de cuatro días

Si está leyendo este artículo, voy a suponer que ya está de acuerdo con los beneficios potenciales de las semanas laborales de cuatro días.

Hemos experimentado muchos beneficios y los analizaré en un artículo futuro.

Vayamos directamente a los desafíos que descubrimos con el programa piloto y las soluciones que hemos implementado hasta ahora.

Una semana laboral de cuatro días tiene diferentes implicaciones para diferentes equipos

Los equipos que tratan con alguien externamente pueden tener un ajuste más difícil a las semanas de cuatro días.

Los equipos externos, como ventas, administración de cuentas y medios, pierden un día durante el cual sus contactos pueden enviar mensajes importantes o urgentes.

Si el cronograma de su empresa no se comunica de manera efectiva, esto puede causar frustración y plazos incumplidos.

Estos equipos pueden tener preocupaciones adicionales sobre los KPI de los que son responsables y si necesitarán estar de guardia para tratar problemas urgentes que surjan durante los días libres.

Decidimos resistir la tentación de intentar encontrar soluciones alternativas que garanticen que mantenemos la cobertura durante toda la semana.

Esto puede no funcionar para su empresa. Como dice 4 Day Week Global, no existe una solución que funcione para todas las empresas.

Discutimos extensamente la posibilidad de tener diferentes equipos o diferentes empleados trabajando en diferentes horarios.

Sin embargo, las semanas de cuatro días son un ajuste difícil, y cuanto más complicado lo haga internamente, más probable es que no logre una implementación completa en toda la empresa.

Muchas empresas tienen empleados que sienten que es necesario trabajar horas extra.

Para mantener todo justo y evitar que algunos empleados asuman cargas adicionales, decidimos que todos deben tomarse el mismo día libre y debe aplicarse como hora de cierre, al menos durante la duración de nuestro juicio.

Ha habido algunas situaciones en las que las personas dedican tiempo extra un viernes (lo he hecho, aunque solo dos veces), pero en general, encontramos que la tentación es menos prominente si todos observan el mismo día. Es más fácil mantener el mensaje cultural de que estamos cerrados un solo día.

Entonces, ¿cómo resuelve los problemas que encontrarán los equipos externos?

Una comunicación clara es nuestra respuesta. Haga público su nuevo horario y comuníquese con cualquier parte interesada externa para informarles.

Deberá enviar recordatorios constantes. Es bueno poner la información en su sitio web, firmas de correo electrónico y cualquier mensaje repetitivo que envíe externamente.

Esto requiere el apoyo del liderazgo y de todos los empleados para garantizar que los equipos externos no asuman una carga más pesada que los demás.

Todavía estamos implementando esto. Diferentes equipos tienen diferentes responsabilidades de comunicación.

Una semana laboral de cuatro días afecta de manera diferente a los empleados a tiempo parcial y por hora, y a los contratistas

Para los empleados asalariados, el cálculo de la semana laboral de cuatro días es bastante fácil: 100 % salario, 80 % tiempo, 100 % productividad.

SEJ emplea a personas en todo el mundo y tiene una variedad de contratos y arreglos diferentes. Tenemos algunos contratistas de tiempo completo, algunos contratistas de medio tiempo e incluso algunos arreglos por horas.

Cómo garantizar que la semana de cuatro días sea un beneficio igual para todas las partes es un desafío que seguimos abordando.

Nuestra prioridad es un enfoque dirigido por los empleados para estas preguntas.

Debido a que tenemos tantos tipos diferentes de arreglos de empleo, cómo administrar mejor el programa para cada tipo de empleado es una conversación continua, y los empleados contratados tienen representación en el comité interno que toma decisiones de política durante la prueba.

Descubrimos una variedad de opiniones sobre la mejor manera de manejar los diferentes arreglos, y el comité de empleados ha presentado algunas posibilidades al liderazgo.

Utilizamos la información existente de 4 Day Week Global, especialmente algunos de sus estudios de casos, para guiar nuestras conversaciones.

¿Los días festivos crean semanas de tres días?

Durante la segunda semana de nuestro juicio, terminamos con una semana de tres días.

Esto causó bastante frustración y preocupación. Esa extensión de horas reducidas ejerce mucha presión sobre los empleados que tienen KPI de rendimiento que cumplir.

Parte del problema es que teníamos una política que movía la observancia de los días festivos que caen los fines de semana a los días de semana. Observamos los sábados festivos los viernes y los domingos festivos los lunes.

Con la semana laboral de cuatro días, decidimos que debíamos modificar esa política.

Los días festivos que caen en viernes y sábados ya no se observarán durante la semana laboral. Los días festivos que caen durante la semana y los que caen en domingo seguirán teniendo días libres.

De esa manera, los empleados aún pueden beneficiarse de la semana extracorta ocasional, pero no estamos creando demasiadas semanas de mucho estrés con menos tiempo para hacer las cosas.

Las semanas de cuatro días exacerban los puntos débiles de productividad existentes: esto es bueno, en realidad

Si tiene problemas con su flujo de trabajo o productividad, experimentar con semanas de cuatro días los hará urgentes.

Y eso es bueno.

Es fácil quedar tan atrapado con el trabajo diario y los plazos más críticos que su limpieza sufre. Ya sea un empleado individual, un equipo o una empresa, es difícil encontrar tiempo para mejorar la eficiencia y eliminar los obstáculos.

Perder un día hace que este trabajo sea urgente y necesario. También le mostrará dónde están los mayores puntos débiles.

Esto puede ser un poco impactante. Si tiene un proceso en particular que requiere mucho tiempo (como, no sé, reuniones), de repente se volverá mucho más problemático para todos los involucrados.

Encontramos esto muy informativo, y ha sido un gran impulso que todos necesitábamos para abordar las ineficiencias como equipo.

Todavía estamos trabajando en ello. El problema con menos tiempo es que, bueno, tienes menos tiempo.

Pero aquí es donde sentimos que nuestro esfuerzo dirigido por los empleados es crítico: nuestro comité de empleados que supervisa el programa ha sido autorizado para tomar decisiones y establecer metas. Todos los empleados han sido invitados a compartir sus experiencias, luchas y sugerencias a través de un buzón de sugerencias anónimo.

Para que este programa funcione, necesitas la verdad:

• ¿Quién siente que tiene que trabajar tiempo extra?
• ¿Quién está más estresado por el programa y por qué?
• ¿Alguien siente que la implementación ha sido injusta?

Estas no son verdades con las que todos se sientan cómodos poniendo su nombre o asumiendo directamente el liderazgo.

Es por eso que SEJ pensó que era importante tener un comité de empleados de múltiples niveles que estuviera facultado no solo para escuchar las preocupaciones de los empleados, sino también para tomar decisiones sobre el programa.

¿Cómo está funcionando la semana laboral de cuatro días de la SEJ?

Como puede ver, ¡tuvimos muchos desafíos! Lo anterior no es una lista exhaustiva de los obstáculos y tropiezos que hemos tenido en el camino.

Estamos a mitad de camino en el programa, y ​​aunque todavía tenemos muchos problemas que resolver, el sentimiento general es positivo.

Definitivamente tenemos algunas preguntas importantes que responder y algunos problemas importantes de flujo de trabajo que abordar.

La semana laboral de cuatro días no solo nos da más control sobre nuestra vida personal, sino que también nos empuja a resolver problemas existentes que de otro modo no habríamos priorizado.

Estamos recopilando comentarios de todos los miembros del equipo sobre el programa a medida que avanzamos. Escribiré una actualización pronto para discutir algunos de los resultados.

Más recursos:

Imagen destacada: Paulo Bobita/Search Engine Journal