Si es nuevo en la web, tiene un rol digital o está modernizando la presencia de su empresa en línea, es probable que escuche muchos acrónimos y jerga.

Se habla a menudo de los sistemas de gestión de contenido (o CMS) y se han convertido en un aspecto estándar de la mayoría de los sitios web.

He estado trabajando en el espacio digital desde los primeros días de la gestión de contenido, e incluso antes de que fuera una práctica estándar, así que estoy emocionado de compartir los detalles en función de dónde estamos en los tiempos actuales.

En este artículo, explicaré qué es un CMS, su importancia, cómo funcionan, los diferentes tipos de sistemas de administración de contenido y cómo considerar las mejores opciones para usted.

¿Qué es un CMS?

Un sistema de administración de contenido es una funcionalidad que permite a los usuarios administrativos actualizar, mantener, crear y administrar su propio contenido sin tener que ingresar al código o que un desarrollador lo haga por ellos.

Por lo general, para acceder a la funcionalidad de CMS, los usuarios administradores tendrán una página o área de inicio de sesión privada para autenticarse y navegar a un menú o portal separado que tiene opciones para el contenido específico que se puede editar.

Hay varios tipos de plataformas CMS y formas en que esto puede verse. Voy a entrar en algunos de los mejores sistemas para su consideración más tarde.

No importa cuán personalizado o estandarizado sea el sistema o cuán limitado o robusto, la capacidad de administrar su sitio y tener control sobre el contenido sin codificación es poderosa y puede ser crucial en la forma en que administra su presencia en la web.

¿Por qué es importante un CMS?

Un sistema de administración de contenido es algo poderoso que ahorra tiempo, dinero y esfuerzo cuando se trata de poder agregar y actualizar texto, imágenes, videos, páginas y elementos y estructura de página importantes para su sitio web.

Es esencial que pueda editar todo lo que necesita dentro de su sitio web.

Incluso en entornos corporativos o industrias que requieren revisiones de cumplimiento, aprobaciones y otros pasos para contenido específico antes de que se publique, un CMS puede ser muy útil con esos pasos integrados.

¿Cómo funciona un CMS?

En el nivel más alto, un CMS funciona brindándole el poder de influir en el contenido en vivo de su sitio a través de cuadros de edición, opciones de carga y otras características detrás de escena.

Cuando edite texto, lo hará en un cuadro de edición que a menudo tiene una funcionalidad similar a un programa como Microsoft Word. Algunos sistemas tienen más controles y opciones que otros.

Ya sea que esté editando texto, cargando imágenes o creando páginas, lo está haciendo a través de controles fáciles de usar en el administrador que realizan ediciones en las bases de datos del sitio y le permiten publicarlas en el sitio en vivo.

Esto reemplaza el hecho de que un desarrollador web realice las modificaciones directamente en el código.

En algunos casos, si no tiene los controles que desea o necesita, puede hacer que su desarrollador o la propia plataforma los agregue.

En otros casos, es posible que experimente limitaciones del CMS y es posible que deba buscar otras opciones para aterrizar en la plataforma adecuada para su sitio en general.

¿Cuántos tipos de sistemas de gestión de contenido existen?

Los tipos de sistemas de gestión de contenido incluyen:

• Sitios web de contenido.
• Centrado en el blog.
• Comercio electrónico y carrito de compras.
• Sin ánimo de lucro.
• Centrado en la funcionalidad específica de la industria (por ejemplo, donaciones, emisión de boletos, portales de clientes, etc.).
• Aprendizaje y desarrollo en línea.
• Fuente abierta.
• Propiedad.
• Construido a la medida y funcionalidad.

Dependiendo de los tipos de contenido que desea que presente su sitio, el nivel de seguridad que necesita, qué tan integrado debe estar su sitio con los sistemas back-end para cumplimiento o acceso de clientes (p. ej., banca en línea), o qué tan flexible desea que el contenido que logras ser, tienes opciones para encontrar la tecnología adecuada y la plataforma CMS.

Además, existen sistemas de gestión de contenidos basados ​​en tecnologías o plataformas de código abierto (WordPress, Drupal, etc.), aquellos que se construyen sobre plataformas cerradas o productos basados ​​en SaaS (Shopify, Wix, Squarespace, etc.), y oportunidades para tener su propio CMS personalizado construido.

Sistemas de gestión de contenido populares

Los sistemas de administración de contenido están en uso en aproximadamente 796 millones de sitios web.

Los 10 principales CMS por cuota de mercado a nivel mundial incluyen:

Tenga en cuenta que aproximadamente dos tercios de todos los sitios web utilizan un CMS.

Esto por sí solo debería validar la importancia de un CMS para tantas empresas y organizaciones de todo el mundo.

Características del CMS

Hay una serie de características específicas de administración de contenido que son las principales razones por las que los CMS son tan valiosos, que incluyen:

• Crear páginas.
• Administrar la navegación.
• Editar texto.
• Cargar y administrar imágenes.
• Cargar y administrar contenido de video.
• Administrar la información del producto.
• Formularios de contacto.
• Contenido del blog.
• Gestión de estilos y temas.
• Herramientas de análisis y generación de informes.
• Tableros.
• SEO y herramientas de marketing.
• Integraciones.
• Puesta en escena de contenidos.
• Procesos de aprobación.
• Contenido privado.
• Seguridad y soporte de terceros.

Hay muchos más también.

Dependiendo de cuáles sean las principales prioridades para sus necesidades de administración de contenido y la naturaleza personalizada de esas necesidades, puede priorizar algunos factores sobre otros.

¿Debería construir un CMS desde cero o usar un sistema popular?

Hace más de veinte años, sus opciones habrían sido limitadas y probablemente habría estado considerando un CMS personalizado como su mejor (o única) opción.

La explosión de opciones y la tasa de adopción de los sistemas de administración de contenido ha cambiado la decisión de “si” a “qué tipo” cuando se planifica un CMS.

En muchos casos, un CMS de código abierto es mejor para sitios de contenido, sitios de compras y aquellos que no necesitan un nivel inusual de personalización.

Incluso el CMS de código abierto puede proporcionar muchas opciones para personalizar a través de complementos o código personalizado para crear las características, la funcionalidad y las integraciones necesarias.

Sin embargo, si tiene un producto, un servicio o una aplicación basada en web muy exclusivos, es posible que sea más adecuado para crear un CMS personalizado.

Las razones pueden incluir la falta de la tecnología de código abierto necesaria existente, necesidades de integración únicas, características únicas de clientes o usuarios, o la necesidad de limitar el acceso y tener sistemas cerrados por razones de seguridad.

Desafíos que enfrentan las empresas con CMS

Los CMS de todos los tipos (como casi todos los sitios web o interfaces conectadas a la web) requieren supervisión y acción específicas para mantener un sitio seguro.

El código personalizado y el CMS pueden tener riesgos de código y base de datos si no se actualizan y mantienen para anticiparse a las vulnerabilidades conocidas.

El CMS de código abierto puede tener una exposición similar con núcleos, complementos y versiones de CMS desactualizados, y sin un control adecuado para garantizar que las versiones estén actualizadas y parcheadas de inmediato cuando sea posible.

Más allá de la seguridad, también existe el desafío potencial de tener demasiados complementos, extensiones o complementos para administrarlos correctamente. Cambiar una configuración en un complemento puede romper algo en otra parte del sitio, por ejemplo.

Puede ser un desafío realizar un control de calidad adecuado y administrar los complementos y los aspectos de terceros de un CMS.

Además, a veces puede ser difícil escalar en un CMS. A menudo, la creación de una nueva función requiere la eliminación de complementos y códigos antiguos y la reconstrucción, o el riesgo de tener conflictos y no poder hacer que algo funcione como se desea.

El mejor sistema de gestión de contenido

Es difícil para mí decirte objetivamente cuál es el mejor CMS.

Como señalé anteriormente, el objetivo y mi deseo para usted es encontrar el mejor para su presencia en línea y sus necesidades de contenido.

El CMS más popular del mundo es WordPress. Es mi favorito y la tecnología principal que utiliza mi equipo para crear sitios web, por lo que puede notarlo si no está de acuerdo o cree que soy parcial.

Lo que hemos encontrado con WordPress es que es lo suficientemente robusto como para hacer casi todo lo que necesitamos.

Sin embargo, es fácil de usar, permite realizar toda la optimización SEO que necesitamos y puede integrarse con una amplia gama de otras tecnologías. Tiene un techo más alto que plataformas como Squarespace, Wix y sistemas de administración de contenido más básicos.

Sin embargo, hay un lugar para los sistemas más ligeros, al igual que hay un lugar para los sistemas más pesados ​​y más empresariales.

Si bien WordPress es excelente para el comercio electrónico con WooCommerce, hay razones para que algunas empresas estén en otro CMS de comercio electrónico, como Magento, o en una plataforma más liviana/más fácil de incorporar como Shopify.

Una vez más, el “mejor” CMS es subjetivo. Querrá determinar la opción adecuada en términos de características, funcionalidad, escalabilidad, facilidad de uso y costo para usted y sus necesidades de presencia digital.

En última instancia, debe sopesar factores específicos relacionados con su situación:

• Qué tan bien se admite/actualiza el CMS (para código abierto o cómo se manejará para personalizar).
• La cantidad de complementos o extensiones disponibles y/o que necesita administrar.
• Hospedado vs. autohospedado.
• El costo de las licencias, el hospedaje, la administración y el mantenimiento continuo general, tanto a corto plazo como continuo.
• Sus objetivos finales y el retorno de la inversión que el sitio puede proporcionar.
• Oportunidades y limitaciones para SEO, marketing, personalización y escalado por sistemas específicos.
• Otros aspectos singulares relacionados con su negocio u organización.

El mejor CMS para marketing

Cuando se trata de marketing, si está haciendo cualquier tipo de marketing digital, debe asegurarse de que el CMS que seleccione pueda respaldar sus campañas.

Las preguntas que debe hacer incluyen: ¿Qué tan fácil es crear páginas de destino con este CMS? ¿Para integrar la conversión y el seguimiento de eventos? ¿Para implementar análisis? ¿Para hacer SEO técnico y on-page?

Si alguna de esas cosas es importante para usted, tenga cuidado y seleccione una plataforma que no lo limite.

Por ejemplo, a menudo me encuentro con clientes frustrados por los límites de los sistemas de administración de contenido más simples que terminan teniendo que reinvertir en un nuevo sitio y plataforma (por ejemplo, migrar de Squarespace a WordPress).

Esto es lo que puede suceder cuando no piensa con suficiente anticipación o no hace las preguntas correctas con anticipación antes de construir completamente un sitio en una plataforma específica.

Conclusión

Comprender cómo funcionan los sistemas de administración de contenido, por qué son importantes para su negocio y cómo elegir el adecuado para sus necesidades comerciales es muy importante.

Cambiar de plataforma después de establecer su sitio y contenido puede llevar mucho tiempo y ser costoso.

Recomiendo pasar por un proceso minucioso para determinar cuál es el adecuado para usted y pensar tanto a corto como a largo plazo, para que tome la mejor inversión y decisión para su negocio.

Más recursos:

Imagen destacada: Zoomik/Shutterstock